Se lancer dans l’organisation d’un événement d’entreprise peut s’avérer assez stressant. Tout ne se passe pas toujours comme prévu, et vous risquez de rencontrer quelques embûches sur votre parcours. C’est pour cela qu’il est important d’en planifier tous les aspects en amont pour éviter les mauvaises surprises. Voici les étapes à suivre pour faire de votre événement une réussite.
Les différentes étapes de votre événement d’entreprise
Définir les objectifs
Première étape de l’organisation de votre événement, identifier les objectifs visés. Qui inviter ? Votre cible est-elle interne/externe à l’entreprise ? Quelle sera la nature de l’événement ? Vous souhaitez organiser un séminaire pour renforcer la cohésion de vos équipes, une formation ou bien un lancement de produit avec vos partenaires, clients et prospects ? Cette étape est indispensable et vous éclairera sur les différents choix à faire par la suite.
Estimer le budget
Le budget doit être estimé en amont car de celui-ci dépendra le choix des prestataires, du lieu et des animations. Le budget doit bien sûr correspondre aux objectifs de votre événement : il ne sera pas le même si vous souhaitez organiser un cocktail de luxe ou un simple déjeuner. Pensez à prévoir une enveloppe budgétaire supplémentaire pour les imprévus.
Répartir les tâches
Première règle en événementiel : ne pas chercher à tout faire seul. En tant que chef de projet, sachez vous entourer d’une équipe aux compétences diverses et dont chaque membre sera responsable d’une tâche spécifique (inscriptions, communication, relations avec les prestataires…). Tout au long du projet, organisez des réunions de suivi avec l’ensemble des organisateurs pour suivre son avancée et ainsi être sûr de ne rien oublier. La tenue d’un rétroplanning est également indispensable pour détailler chaque action et savoir à qui s’adresser le moment venu.
Fixer une date et une durée
Certains événements de par leur complexité nécessitent d’être organisés plusieurs mois à l’avance. Assurez-vous de ne pas faire coïncider la date de votre événement d’entreprise avec celle d’un autre événement comme un jour férié, les fêtes de fin d’année, les élections… De plus, prévoir son événement en avance permet d’avoir un taux de participation plus élevé et une plus grande marge de manoeuvre en cas d’imprévu.
Trouver un lieu adapté
Château, salle de réception, hôtel, péniche, showroom… Le choix est vaste ! Pour bien sélectionner le lieu idéal, pensez à regarder la capacité d’accueil, le prix, l’emplacement, et bien sûr les prestations proposées : son et lumière, restauration ou traiteur, hébergement… N’hésitez pas à prendre un lieu atypique pour en mettre plein la vue à vos invités !
Choisir les animations
Marquez les esprits lors de votre événement d’entreprise en prévoyant des animations ! Ces activités sont bien entendu à adapter en fonction de vos objectifs mais en voici quelques exemples : parcours aventure, escape game, soirée casino, visite d’une ville en voiture de collection, dégustation de produits locaux…
Réaliser un débriefing
Votre événement est terminé ? Avec l’aide de vos collaborateurs, prenez le temps de faire un bilan sur les points positifs et négatifs de votre organisation. Vous pouvez également partager un questionnaire de satisfaction avec les participants pour en savoir plus sur leur ressenti et ainsi vous adapter à leurs retours pour vos prochains événements.
En suivant ces quelques conseils, vous allez pouvoir organiser un événement d’entreprise inoubliable ! Mais n’est pas event planner qui veut… Si vous ne bénéficiez pas des ressources en interne, n’hésitez-pas à déléguer en faisant appel à une société d’événementiel pour garantir la réussite de votre événement.