L’élaboration d’un cahier des charges est une étape indispensable dans tout projet. Même s’il parait contraignant à mettre en place, ce document de pilotage s’avère très utile pour structurer ses idées et les partager avec les différentes parties prenantes. Mais qu’est-ce qu’un cahier des charges exactement ? Et comment bien le rédiger ? Voici nos conseils pour vous aider dans cet exercice.
Quel est le rôle d’un cahier des charges ?
Le cahier des charges peut être utilisé dans de nombreux domaines, que ce soit pour la création d’un produit, d’un site web, ou encore la construction de bâtiments. Bien rédigé, il vous aidera à atteindre vos objectifs, et jouera même un rôle contractuel pour protéger tous les acteurs du projet. Indispensable si vous décidez de déléguer certains postes à des prestataires extérieurs pour comprendre vos besoins, il l’est tout autant si vous travaillez en interne ou seul pour structurer vos objectifs.
Il existe deux types de cahier des charges :
Le cahier des charges fonctionnel
Le cahier des charges fonctionnel permet de lister tous les éléments utiles à la compréhension du projet et à sa réalisation. Ce support a plusieurs fonctions : il précise les objectifs et les attentes, détaille le contexte du projet, répartit les missions entre les intervenants… C’est une base de travail incontournable.
Le cahier des charges technique
Le cahier des charges technique va quant à lui se focaliser sur les fonctionnalités et contraintes techniques. Pas de panique si vous ne possédez pas les compétences nécessaires, cette partie pourra être rédigée par le prestataire à la suite du cahier des charges fonctionnel.
Comment bien rédiger un cahier des charges ?
Voici une liste (non exhaustive) des éléments que doit contenir votre cahier des charges fonctionnel pour faciliter la compréhension de votre projet.
Une présentation de votre entreprise et de votre projet
La première étape est de présenter votre entreprise et le contexte autour de votre projet, surtout si votre cahier des charges a pour vocation d’être transmis à un prestataire extérieur qui ne vous connait pas. Pour cela, présentez votre histoire, votre offre, ainsi que vos points forts. Puis, décrivez votre public cible ainsi que ses attentes et ses habitudes. Enfin, expliquez en quelques lignes le projet à réaliser et ses enjeux.
Les objectifs à atteindre et les résultats attendus
Dans cette seconde partie, détaillez les objectifs à atteindre. Vous pouvez intégrer des données chiffrées afin d’être le plus précis possible. Ces objectifs sont utiles pour s’assurer de la bonne réalisation du projet au fur et à mesure des tâches accomplies.
Les contraintes et difficultés à prendre en compte
Ici, vous devez rapporter toutes les contraintes et difficultés en termes techniques ou esthétiques qui doivent être respectées pour ce projet. Cela peut-être l’utilisation d’un logiciel en particulier, ou encore une charte graphique imposée.
Les délais de réalisation à respecter
Les délais d’exécution et la date de livraison doivent impérativement apparaître sur votre cahier des charges. Il est important que chaque intervenant ait une idée de ses propres deadlines comme de celles des autres.
Pour les projets complexes, n’hésitez pas à prévoir différentes étapes avec des livrables intermédiaires et à proposer un rétroplanning sous forme de diagramme de Gantt, très pratique.
Le budget prévisionnel
Enfin, l’une des dernières étapes est de prévoir un budget total ainsi qu’un pour chaque poste de dépense. Etablir un budget est indispensable pour orienter certains choix et aider à définir les priorités.
Le cahier des charges est un guide essentiel pour élaborer, suivre et réaliser un projet. Il permet de formaliser les attentes et les besoins du soumissionnaire et d’éviter toute erreur d’interprétation de la part du prestataire. Négliger le cahier des charges, c’est risquer d’obtenir un résultat final erroné et de perdre son temps, alors pensez à le détailler au maximum.